留意人工智能技术如何彻底改变数字文档管理
直到几年前，扫描或复印文档还是一个漫长的过程。然而，在数字时代，您只需通过文档扫描仪应用程序轻按一下即可完成所有工作，从而节省时间、金钱和精力。
处理纸质文件可能会令人沮丧，尤其是在您经常出差的情况下。具有 OCR 或光学字符识别功能的文档扫描应用程序是您在此类情况下保持井井有条的最佳解决方案。
文档扫描应用程序使您能够在集中式数字平台上轻松捕获和管理所有信息，例如纸质税务文件、名片、护照，甚至疫苗接种证书。
扫描应用程序通常具有文档管理系统，可以增强您捕获、存储或处理有价值信息的方式。但是，其中一些仍然缺乏特定的功能，这可能导致元数据不完整、文件重复和人为错误。
专家开发人员和研究人员已经找到了集成人工智能系统的解决方案，以创建无错误的文档扫描和管理系统来解决此类问题，并为扫描和数字文档管理提供最方便的应用程序。以下是人工智能正在彻底改变数字文档管理的四种方式：
1. 自动化文档处理
文档的准确分类在文档的整体处理中起着非常重要的作用。现代扫描应用程序中的自动化提高了文档分组的准确性。它使您和您的业务员工免于手动分类不同的文档。
以前，光学字符识别需要在将副本传输到文档管理系统之前进行手动验证。人工智能使用高级版本的光学字符识别(OCR) 通过读取元数据对文档进行分类。这种现代技术具有自动扫描文件、文件分类和准确处理的功能。无论您是希望按主题还是关键字进行分组，您的论文都会根据您设置的公式自动分组。
2. 数据提取
在将人工智能集成到扫描软件之前，需要人工手动检查文件的内容。元数据提供上下文，帮助用户通过关键字搜索特定文件。但是，如果用户想要验证该特定文档的准确性，他们仍然必须在最初创建该文件的应用程序中打开该文件。例如，必须安装 Microsoft Word 才能访问 Word 文档，因为它无法在其他应用程序中打开。
人工智能驱动的文档扫描和管理系统可以准确提取此类文件的内容，而无需您下载本机应用程序。它允许自动转换文档，然后用户可以在任何应用程序上访问文档。
结合光学字符识别和机器学习的强大功能，可以让您的员工更轻松地搜索文档，并使他们能够优化工作时间。
3. 先进的安全系统
人工智能还彻底改变了网络安全专业人员保护其系统免受外部数字威胁的方式。例如，文档扫描仪中的现代算法具有网络监控工具，当它们识别出可疑活动时会立即提醒您，从而减少虚假事件报告和持续的网络攻击。此外，如果检测到任何个人身份信息，采用人工智能安全的高效文档管理系统将立即对文件进行加密。您的公司还可以选择使用生物识别来保护您的系统并确保任何未经授权的用户都无法访问您的敏感信息。
4. 改进的数据质量和工作流程
扫描仪应用程序中集成的 AI 开发的文档管理系统还将显着减少数据中的冗余，捕捉潜在的输入错误，并减少重要文件错位的情况。每个人都需要对其文档进行备份，每个企业都需要有效存储其宝贵数据以进行有效决策，而 AI 为您添加了该解决方案。
今天最流行的讨论之一围绕着人工智能为您的业务改变一切的能力，而且它正在发生。人工智能技术帮助组织简化了工作流程，提高了效率和生产力，并减少了员工在手动分类和扫描文档方面的宝贵时间浪费。在当今的移动和精通技术的数字世界中，大多数具有集成文档管理的文档扫描应用程序都可以在任何设备上运行，例如 iOS、Android、笔记本电脑和平板电脑，这增加了它们在日常工作中的相关性。